Nous accordons une grande importance à la protection des informations personnelles de nos employés, membres, bénévoles, utilisateurs et partenaires, etc. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d'utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.
1. Consentement
1.1 Engagement à la protection de la vie privée
Nous prenons l'engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.
1.2 Acceptation des termes de notre politique
En accédant à notre site internet et à notre plate-forme de réservation en ligne ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l'utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.
1.3 Droit de retrait du consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l'impossibilité de fournir certains services ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.
1.4 Exceptions au besoin de consentement
Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l'obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude ou les besoins liés à l'application de la loi.
2. Collecte de renseignements personnels
2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que :
- Courriels et communications ;
- Formulaires d’inscription papier ou en ligne ;
- Application mobile offerte pour la prise de rendez-vous ;
- Système de vidéo caméra.
2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :
- Un prestataire de service technologique comme une plate-forme de réservation en ligne ;
- Des prestataires de services de paiement en ligne pour traiter les transactions financières ;
- Une société dans l’infonuagique (cloud) stockant des données de clients.
3. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :
- Gestion des inscriptions et des participations aux activités ;
- Gestion des ressources humaines ;
- Communication interne avec le personnel salarié ;
- Gestion des dons et des subventions ;
- Envoi de sondages, de bulletins d'information et d'annonces importantes.
4. Types de renseignements personnels collectés
Nous recueillons divers types de données, mais sans s'y limiter dont :
- Informations personnelles (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone) ;
- Données démographiques (âge, sexe, date de naissance, lieu de résidence) ;
- Portrait de la situation familiale (composition du ménage, degré de scolarité, occupation et revenu familial).
Nous recueillons divers types de données uniquement pour l’embauche du personnel salarié
- Informations financières (salaire, détails de paiement, # compte, NAS).
5. Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels pour:
- Répondre aux demandes : Répondre efficacement à vos demandes et requêtes;
- Gérer les transactions: Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées;
- Inscriptions et participations: Gestion de vos inscriptions à des ateliers, formations, infolettres, téléchargements depuis notre site web, ou participation à des webinaires;
- Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, le recrutement, les contrats de travail et les ententes de services;
- Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment ;
- Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, Messenger, courriel, Facebook, Vidéoconférence), ou de les refuser complètement.
6. Partage et divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :
- Service à la clientèle : Accède aux informations pour répondre aux demandes ;
- Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions ;
- Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques ;
- Fournisseurs de service infonuagique : Accèdent aux informations pour héberger les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations ;
- Liens vers d’autres sites web : Notre site web peut contenir des liens vers des sites web et lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.
7. Divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels seront partagés uniquement qu'avec votre consentement ou si la loi l'exige. Les tiers avec lesquels nous pouvons partager vos renseignements incluent :
- Partenaires de services;
- Autorités légales, si nécessaire.
8. Sécurité des renseignements personnels
8.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels.
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, La Maison des Familles du Lac St-Jean-Est adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques.
Voici quelques exemples concrets :
- Sécurité physique : Utilisation de systèmes de serrures de sécurité pour l'accès aux bureaux, armoires et classeurs, installation de caméras de surveillance et restriction de l'accès aux zones où les données personnelles sont conservées;
- Contrôles d'accès : Limitation de l'accès aux employés autorisés uniquement;
- Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données;
- Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes de caméra pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles dans nos locaux;
- Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d'incidents tels qu'une panne ou une cyberattaque.
Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l'esprit qu'aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n'est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.
8.2 Engagement du personnel et du conseil d'administration
Chaque employé, administrateur, bénévole œuvrant au sein de notre organisme s'engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s'engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d'autrui. Cet engagement existe dès l'entrée en fonction de l'employé, de la direction, du bénévole, de l’administrateur et se poursuit indéfiniment.
9. Conservation et destruction de renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables. À l’expiration du délai de conservation requis, les documents comportant des renseignements personnels seront détruits conformément aux règles de destruction en vigueur.
10. Vos droits
Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons.
Ces droits comprennent :
- Droit d'accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription;
- Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers;
- Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion;
- Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.
Sous réserve des lois applicables, sur réception d'une demande écrite d'une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.
Nous pouvons refuser à une personne l'accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons notre refus.
Pour exercer ce droit, veuillez contacter à Responsable de la protection des renseignements personnels : Karyne Ménard. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et conformément à la Loi 25.
11. Modifications de la Politique de Confidentialité
Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web www.maisondesfamilleslacigogne.com. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.
12. Contact
Pour toute question ou préoccupation concernant notre politique sur les renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, veuillez utiliser les coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels : Karyne Ménard
La Maison des Familles La Cigogne du Lac St-Jean-Est
155 St-Joseph Alma
418-662-3690 poste 126
loi25@mdfc-lsje.com
Date d’entrée en vigueur de la politique : 2023-06-05
